非常識なIT仕事術

ITをフル活用して、非常識を恐れずに、仕事をします。

今年、WEB制作で超効率的に仕事が出来た4つのポイント

今年はWEB制作で効率的に仕事が出来ました。

簡単に振り返って、良かった4つのポイントをご紹介します。

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(写真はイメージです)

 

今年、WEB制作で超効率的に仕事が出来た4つのポイント

  1. 電話の完全使用停止
  2. 打ち合わせは来てもらう
  3. チャットワークの導入
  4. 外注

  

1.電話の完全使用停止

 固定電話も携帯電話も業務で使うことを全面的に停止しました。

見積りも発注書にもこのことを明記しておきます。

名刺や会社案内からもすべて削除しておきます。

特に困ったことはありません。

電話を使わないことについては下記に書きましたので、ここでは具体的な説明を割愛します。

 

2.打ち合わせは来てもらう

最初から打ち合わせは来てもらうようにします。

打ち合わせのたびに、往復2時間の移動時間と体力を使うことをさけられます。

毎日、日報をつければわかりますが、

移動時間とそのために疲れた心身をいやすための時間がさらに必要なので

1日に1回でも訪問をすると4時間はつぶれる感じです。

つまり半日は使い物にならないことに。

逆に、来てもらうと1~2時間だけなので、他の仕事もスイスイ進みます。

お客様の時間を奪っていることにはなりますが、

たいていが私の会社より大きな会社なので、

打ち合わせのように直接的に費用に換算できない部分は

極力負担してもらっています。(ありがとうございますm_ _m)

 

3.チャットワークの導入

これまでメールばかり使ってきましたが、

新しいクライアントとはどんどんチャットワークを導入してやり取りをしています。

まだ数社としか使っていませんが、今のところ順調です。

過去のやり取りなどがクライアント別に残って便利です。

通常は、チャットのやり取りをしていますが、

スカイプのように会議をすることも出来ます。

(私はほとんどしませんが)

クライアントの社内の関係者が情報を共有できるように、

専用グループを作って、そこでやり取りをしています。

これまでのようにメールでCCをずっと送りつけるより、

かなりスマートです。

 

4.外注

どんどん外注を使うようになりました。特にデザインは私は苦手なので、トップページは必ず外注します。コンテンツの制作もランサーズを使ってどんどん外注することに慣れてきました。

以前は、外注すると質が保てないとか、いろんな理由をつけてきましたが、ちゃんとした指示を出して、適切な人材や会社に頼めば効率がよいことがやっとわかりました。自分でやったほうが早い、というのは卒業ですね。

ちなみに、トップページのデザイン制作などの外注時にも電話は一切使いません。かけることもなければ、受けることもありません。ただの一度も電話を使わずにすべて行ってきました。最初からラフ案は私の方で徹底的に作り込んでいますので、電話を使わなくても外注さんへのやり直しはほとんど発生しません。少しの修正くらいは社内で行いますし。8割以上の確率でデザインは1発OKを外注さんには出します。

 

来年の効率化

利益が上がる仕組みがちゃんとできれば、会社内部の人材を増やして行きたいですね。いまのところは、最小の人員で、最大の効率化を図って利益を確保している状態です。来年は、人員を増やしても利益が大幅に残る仕組みを作りたいところです。

 

以上、WEB制作をやっている方に1つでも参考になればうれしいです。

それでは、来年も頑張りましょう!

 

WEB制作で電話に一切でなくていい仕事のやり方7つのポイント

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「WEB制作で電話に一切でずに仕事をしたい」

これを実践して、先週も今週も電話着信ゼロ。固定電話・携帯電話ともに。この調子で年末を乗り切りたいところですが、日々私がやっていることを下記にまとめました。

WEB制作で電話に一切でなくていい仕事のやり方7つのポイント 

  1.  電話番号を削除する
  2. 待ち合わせ時に教えない
  3. 打ち合わせ段階で伝える
  4. お見積もりに書いておく
  5. 契約書に書いておく
  6. 電話してと書いてあっても電話しない
  7. 主導権を持つ

1.電話番号を削除する

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電話はどんなところに書かれていますか?会社案内はもちろん、名刺などすべての配布物に書かれているはずです。それを全て削除します。会社のホームページからも削除します。法律の関係で削除できない場合にはしかたありませんが、間違ってもトップページやヘッダー部分などに入れないようにしましょう。

また、所属している団体などからも電話を削除しましょう。新しく団体に入る場合には、電話の項目は「なし」と書いておきましょう。

電話は使うのが常識ですので、その常識にあらがうためには、工夫が必要です。それには最初が肝心です。あとになるほどトラブルのもとになりますので、名刺にも電話番号の項目は作って、電話は使いませんと書いておきましょう。 

 

2.待ち合わせ時に教えないようにする

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待ち合わせを外にした場合などは、迷ったりして、思わぬところで電話をしたくなるものです。よって、待ち合わせ場所は絶対に迷わない場所を選びましょう。相手の事務所でもいいです。カフェの場合には、場所がわからないとか遅刻するとかの連絡のために電話を教えることが常識になってしまうでしょう。自分の事務所の場合にも、相手が遅れる場合に電話をかけてこようとします。

 

3.打ち合わせ段階で伝える

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内容や金額を最重要に打ち合わせをするかと思いますが、私の場合には、電話を絶対にかけてこないこと、が最優先です。電話を使いたい場合には仕事は受けません。これも後でトラブルにならないように打ち合わせ段階で、弊社は電話を使わないのですが、大丈夫ですか?と面と向かって念を押しましょう。

 

4.お見積り時にきちんと書いておく

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打ち合わせをしているのが社長でなく担当者である場合も多いですので、念のためお見積書にも目立つように書いておきましょう。あとからトラブルにならないように、仕事を受ける前提条件として電話を使わない項目を見積書に記載することが必要です。

 

5.契約書に書いておく

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契約書や発注書に書いておきましょう。できれば、電話を一切使いません、という項目を作り、□にチェックマークをいれてもらうと確実です。しかし、これは目の前で書いてもらえばいいのですが、そうでない場合にはチェックが外れて送られてくることがあります。やりとりの手間と気分を害することもあるので、チェックマークはなくして、目立つように条件として書くだけでも良いかもしれません。今、私はこれにしています。

 

6.メールで電話して、と書いてあっても電話しない

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どうしても急に連絡をとりたくなったとかで、メールに電話ください、と書かれてしまうことがあります。このときに心が一番動揺しますが、ぐっとこらえてメールで返しましょう。

 

7.主導権を持つ

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電話をうけない、というのは主導権を持つことで成り立ちます。自分のルールがなければ、すべては相手のルールで物事は進みます。支払いの条件、修正の条件、打ち合わせの条件、連絡の条件など全てです。主導権を相手に握られた仕事というのは振り回されるということです。振り回されてたっぷり儲かる場合にはよいでしょう。しかし、振り回すだけ振り回して、全然儲からない仕事が多いのではないでしょうか。社内は疲弊したのに利益は残らない。いったい何のために仕事したのでしょうか? そうであれば、そのような仕事は最初から受けないほうがいいのです。別に相手が悪い訳ではなく、自分のルールがなくて何となく流されてしまうことが悪循環を生んでいるのです。自分のルールを決めて、それで良いと言っていただけるお客様を最優先に大切にしましょう。

 

だからまず考えてみませんか?どんなお客様と、どんな仕事のやり方をしたいでしょうか?それが明確になるほどに楽になると思います。

 

お読み頂き、ありがとうございました。

【逆説】WEB制作で電話大好き社長とガッチリ付き合える8つの方法

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前回参照:WEB制作でこれまで出会った電話が大好きな社長の10の特徴

せっかくWEB制作で独立したのに、人生が悪循環になりそうだったので、もう非常識でいいや!と思って仕事の仕方を変えました。ここでは、電話が大好きな社長と付き合わなくて済む方法を逆説的に説明しましたので、ご参考までに。

【逆説】WEB制作で電話大好き社長とガッチリ付き合える8つの方法

  1. 個人的に仲良くなって、飲み会や休日の付き合いにも参加しよう。
  2. 名刺にもメールの署名にも携帯電話を書いて渡そう。
  3. フットワークが軽いことを第一印象でアピールしよう。
  4. 細かい契約書・仕様書よりも、早く受注してバンバン修正しよう。
  5. パソコン何でも分かる人、としていつも期待に応えよう。
  6. 遠方の契約もどんどん取ろう。
  7. 利益よりも売上最優先で受注しよう。
  8. 社長と過ごす時間は「量」、家族と過ごす時間は「質」にこだわろう。

 

1.個人的に仲良くなって、飲み会や休日の付き合いにも参加しよう。

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仕事を獲得するために何をすればよいか?個人的に仲良くなることが最強です。仕事は仲の良い人に最初に相談するからです。仲良くなるといっても対等でなくて構いません。何かお困りごとがあればいつでもご連絡下さい、とまずは伝えることから始めましょう。

最初から仕事の用件でなくても、飲み会でも忘年会でも呼ばれれば絶対に参加しましょう。夜ですけど。

また、電話大好きな社長は趣味が充実しています。遊ぶのが大好きです。バンドの演奏会、舞台の発表会、釣り船を出したり、ゴルフをしたり、絵画展に参加したり。さらに社長の友人の多趣味な発表会やイベントのお知らせも来るでしょう。全て行きましょう。

それは、仲良し営業として最適だからです。そのすべてが「夜」か「休日」ですが、頑張りましょう。

 

2.名刺にもメールの署名にも携帯電話を書いて渡そう。

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さて、個人的に仲良くなって営業するわけですから、携帯電話を教えているのは当然です。そして「夜」も「休日」もつながるのが当たり前です。だって個人的に仲良くなることを選択したわけですから。そのおかげて仕事をもらえる可能性があるわけです。いえ、もうもらっていますかね。

それなら、なおさら電話がつながるのは当然に社会の常識です。

できれば、メールの署名や名刺にも個人の携帯番号を載せましょう。会社の固定電話だと直接つながることができませんので。特に「夜」と「休日」に。

 

3.フットワークが軽いことを第一印象でアピールしよう。

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また、電話大好き社長の大好物がもう一つあります。それは「スピード」です。いつもスピード感たっぷりに社員に「スピード!」って唱えています。いえ、クレドとか理念に「スピードが○○」とか入れて理念の浸透に努力していることでしょう。

ですので、「電話で呼べばすぐ飛んでくるフットワークが軽いヤツ」と思ってもらうことが大切です。とくに大切なのは第一印象です。

なので、何かお声がかかったら、内容は何もきかずに飛び出して社長の会社・自宅・喫茶店・レストラン・趣味の場所・・・などに出かけてください。

遠いところ悪いね、と言われたら「ちょうど、この街って来たことがなかったものですから!意外と○○なところなんですね!」とハキハキ答えましょう。

あ、そういえば電話大好物社長の好きなものはスピードの他に「素直にすぐ行動する」というポイントがあります。それを忘れずに、大した用事じゃないんじゃ?とか、疑問を持たずにスピードをもって駆け付けてください。

そうすれば、飲み会とかにももっとお呼ばれして、仲良し営業好循環が生まれます。もちろん、「夜」と「休日」ですけど。

 

4.細かい契約書・仕様書よりも、早く受注してバンバン修正しよう。

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電話大好物社長は、トライアンドエラーに労力を惜しみません。細かい契約書よりも、やってみて、だめならやり直し。というポリシーです。

デザインも後から、バンバンやり直しが入ります。むしろ、完成してからこそが本格的仕様書作りとなりますなぜなら完成物を見るとイマジネーションの泉からアイディアがどんどん出てきます。出るタイミングが遅いだけで、最強のアイディアマンなのです。戦ってみるとわかりますが、本当にネバーギブアップで強いです。

よって、契約書とか仕様書とか関係ないです。アドレナリンが上がっていますので、下記のNGワードには気を付けましょう。

  • 事前に
  • 決まり
  • ルール
  • 仕様書
  • 合意
  • 追加料金
  • 納期延長
  • 難しい
  • 聞いてない
  • 二度手間(厳禁)

 

5.パソコン何でも分かる人、としていつも期待に応えよう。

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WEB制作=パソコン何でも分かる人、に変換されていますので、突然の電話で何でも答えましょう。もちろん、相手はパソコンの前で格闘しているでしょうから、電話に出たら2時間はかかりますが、頑張りどころです。

主に下記のような質問が来ます。

  • マニュアルがわからない、説明しろ。
  • 迷惑メールがくるから止めろ。
  • フェイスブックの使い方がわからない。
  • パソコンの調子が悪い。
  • Windows8ってどう?
  • ホームページとかパソコンが全部できる人を雇いたいんだけど?

 

6.遠方の契約もどんどん取ろう。

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全国を相手に商売をしましょう。遠くからの案件でも、電話があるから大丈夫。もちろん最初の頃は実際に訪問してフットワークが軽いことを知ってもらい、困ったことがあればどんどん電話でお気軽に、と言っておきます。

遠方だから往復の移動に時間がかかり、実際に会うことも少なくなりがちですが、今月の売り上げは確保できますので、営業効率は後から考えればいいでしょう。

 

7.利益よりも売上至上主義で受注しよう。

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遠方の案件と同じく、利益が薄くても来た案件はすべて取りましょう。たとえ、利益がなくても、今月の売上にはなります。どんな仕事も断らない!お客様は全員神様!これが誇るべきポリシーなのです。

実は、今月の売り上げがあれば給料の支払いや借金返済が出来て当面をしのげる、というのが本当の理由かもしれませんけど。

 

8.社長と過ごす時間は「量」、家族と過ごす時間は「質」にこだわろう。

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電話大好き社長に個人的に仲良くなり、

夜も休日もお付き合い営業をし、

名刺にも携帯番号を入れて、

お気軽なお問合せにフットワーク軽く飛んでいき、

細かい契約書よりもさっさと受注しバンバン修正してあげて、

WEBサイト以外のパソコンのお困りごとはいつでも電話で見えないデスクトップを想像しながら2時間答えてあげて、

遠方のお客様も逃さず食いつき、

利益がでなくても今月の支払いのために売上最優先でガリガリ仕事しましょう。

結果、電話大好き社長とは「大量の時間」を使うことに集中し、妻と子供と過ごす時間は「質」でカバーして、夫率が高い土日の公園に子供を連れて行って妻の疲れを2時間くらいですが癒されたことを期待しながら家の玄関をそっと開けましょう。

 

 

さて、いくつかでも実行できているものはありましたか?

私は上記と真逆で仕事をするようにしています。

一言コメント・ご要望などいただけると嬉しいです!

 

WEB制作でこれまで出会った電話が大好きな社長の10の特徴

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電話が大好きな社長と付き合うと、時間が無限にとられます。よって、電話を受けずに仕事をするように変えましたが、ここでは、私から見た一方的な特徴を列挙します。

WEB制作でこれまで出会った電話が大好きな社長の10の特徴

  1.  行き当たりばったりで、電話しながらじゃないと考えが明確にならない。
  2. 明確になった考えが、すぐに気まぐれで変更になる。
  3. しかも、変更のスケジュールがタイト。
  4. しかし、金額の変更にはシビア。
  5. さらに、同じ金額のまま追加機能をあとから要求してくる。
  6. 事前によく確認せずにGOサインを出し、完成してから「やり直せ」と言う。
  7. 電話や面談などの直接交渉でゴリ押しして要求を通そうとする。
  8. 社内の人間にもあいまいな指示をだして、社内が混乱している。
  9. 社員が疲弊し、すぐにやめる。
  10. WEBの担当者も変わるので、一から教え直し。

 

1.行き当たりばったりで、電話しながらじゃないと考えが明確にならない。

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人に話す前に、考えをまとめることをしません。気持ちが「ガッ」と上がった時には受話器も上がってます。固定電話にかけるよりも、携帯電話に直接かけようとします。とにかくつながりたい。つながって思いのたけをぶちまけたい。さらには、そのまま要求を飲んでほしい・・・いや、そこまでは考えていないですね。とにかく行動が先にでるタイプの社長です。

行動が先なので、つまりは行き当たりばったりです。考えは話しながら考えています。電話が自動的にコンサルティングに化けています。ただし、フィーは発生せず、制作費ですべて含まれてしまいます。

単純なWEB制作ならいいのかもしれませんが、自分のスキルがあがり、解決能力も上がってくるとコンサルティング能力として価値を帯びてきます。それをマネタイズせずにいると電話が大好きな社長に無料で永久に奉仕することになります。

 

2.明確になった考えが、すぐに気まぐれで変更になる。

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無料のコンサルティングをやってもいいのです。奉仕の精神で。問題は明確になったはずの方針がコロコロ変わってしまい、やり直しが止まらない事です。

方針が変われば内容も変わります。ひょっとしたらナビゲーションの中のメニューすら変わりますので、デザインから変更です。

これが何度も何度も発生します。これは奉仕の精神でカバーできる範疇を大幅に超えてしまうことになります。この状態を放置すると赤字プロジェクトまっしぐらです。

 

3.しかも、変更のスケジュールがタイト。

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電話が大好きな社長は「なるべく早く」が大好きです。とにかく1日でも早く公開したい。公開して成果がほしい。こちらとしては、 赤字プロジェクトになりそうなのに。

変更の指示はどんどん来るが、スケジュールは変更しない。させない。許さない。考えることより行動が早い社長ですから、土日も夜中でも働いてとにかく早く完成させることを要求してきます。

 

4.しかし、金額の変更にはシビア。

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電話が大好きな社長は、嫌いなものが2つあります。「スケジュール変更」と「金額変更」です。どちらもWEB制作する人間にとっては死活問題ですが、電話が大好きな社長にとっては許しがたいものです。

 

仕様変更があるたびに、金額の追加を要求しようものなら怒られます。「事前に聞いていない」と言われます。WEB制作の、特に中小零細SOHOでやっている人間にとって、すべての項目を事前に伝えるのは無理です。伝えようも何も、明確な方針を決めるコンサルティング作業と、実際の仕様をきっちり決める作業料金を見積もりに含めると高額すぎて払えません。

そんな中で、なんとか折り合いのつく料金でやるのですが、どうしても曖昧な部分は出てしまいます。それをすべて「事前に聞いていない」で済まされると、赤字プロジェクトです。慈善プロジェクトです。

 

5.さらに、同じ金額のまま追加機能をあとから要求してくる。

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電話が大好きな社長は行動が早く「アイディアが湧く」タイプの人でもあります。プロジェクトの途中でアイディアが思いついて、追加機能を要求してきます。同じ金額内で。しかも、WEB制作と一口にいっても、システムだったりすると気軽に追加できるものではありません。それを理解しているわけではないので、システムが絡む追加機能に対して追加料金は考えたくないし、考えたとしても雀の涙ほどのものしか想定していません。

WEB制作をする側としては、何でもできますよ、的な一言とか雰囲気は絶対に受注時に出してはいけません。後から「何でもできるっていったじゃないか」と言われます。契約書は重視されませんし、よく読んでないですから。読み聞かせたとしても覚えていません。

 

6.事前によく確認せずにGOサインを出し、完成してから「やり直せ」と言う。

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 電話が大好物な社長は、とにかく決断できます。「よし!これで行こう」と威勢が良い発言で決断します。その際にいちいち「今、決められましたので、これを覆すときには追加料金が発生しますよ」とテンションを下げる発言を私たちがするわけがありません。1回くらいならできますが、すべての要素で逆戻りしたら追加料金!と毎回言ってたら険悪になります。よって、完成してからちゃぶ台返しが待っています。

  • デザイン案もOKもらったのに、やり直し。
  • グローバルナビゲーションも、やり直し。
  • キャッチコピーも、やり直し。
  • コンテンツも実は見ていなかったので、やり直し。
  • 最近、参加したWEBセミナーで触発されて、やり直し。

 

7.電話や面談などの直接交渉でゴリ押しして要求を通そうとする。

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 電話大好物の社長は、自分の言っていることが多少は無理があると自覚しています。それは社員にもいつも無理を言っていて反発を受けてるからです。で、その際に自分の要求を通すのに一番有効な方法を知っています。それは「直接交渉」です。

直接会ってお願いする、または電話で直接思いを伝えることです。直接言われて、面と向かって「嫌です」と言うのは勇気がいります。勇気があったとしても、あれよあれよと取り込まれて、はいはい、やります。という状態に持って行かれます。

  • それじゃ、困る!(威圧する)
  • いや~、困るなぁ(良心に訴える)
  • 品質がいいと期待してたのに(良心と、評判の破壊に訴える)
  • ○○さんに良いといわれたのに(評判の破壊に訴える)
  • 良いもの作れば宣伝になるし(評判の期待と差し替える)
  • ここは、助けると思って(人情に訴える)
  • 長い付き合いになりますから(人情と経営の安定に訴える)
  • 後で追加でお願いすることもありますし(経営の安定に訴える)
  • 良いものを作りたいんですよ(向上心に訴える)

 

8.社内の人間にもあいまいな指示をだして、データが出てこない。

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「とにかく進めといて」「とにかくやっといて」と、電話大好物社長は、今の一瞬を生きています。とにかく、が大好きです。面倒なことをジクジク考えるのを放棄して、誰か社員に丸投げします。丸投げする際の指示はありません。自分で考えろ、も大好きです。成長を促しているのか、考えることを放棄しているのか分かりませんが、とにかく丸投げします。

よって、原稿や写真をどのようなものを用意すれば良いのか、社員は分かりませんので、全然データが出てきません。

 山本五十六の名言と言われる、

「やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、 ほめてやらねば、人は動かじ。」

 というのは聞いたことは会っても、「時間がない」のでやりません。電話が大好物の社長には時間がないのです。だから、リアルタイムにどんどん丸投げしてタスクを減らしています。減らしているつもりで、指示はないので、やり直しが多くてむしろ業務は増えています。

 

9.社員が疲弊し、すぐにやめる。

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 電話大好物社長はワンマンです。豪腕と思いきや、社員はどんどんやめます。指示が曖昧なまま「早く」「自分で考えて」「やりぬけ」という3拍子は社風に含まれていますので、社員はわからないまま疲弊します。だって納期には厳しいですので。短いスケジュール・・・たとえば明日までに、土日はさんで月曜までに、とかで仕事させられます。夜でも土日でも目標を達成するまではあきらめるな、ということです。

実は目標ではなくて、気まぐれですので、やり遂げても無駄になる作業があまりにも多いので、その点でもむなしくなる社員がどんどんやめます。

「いい人材が来なくて困っている」と嘆きますが、そりゃ中小零細企業ですから。

 

10.WEBの担当者も変わるので、一から教え直し。

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 プロジェクトの内容だけでなく、FTPの使い方とか、CMSの更新の仕方とか、技術的なことはマンツーマンで教えなくちゃいけなくて大変です。電話大好き社長を見限って辞める人は、仕事の最低限の引継ぎはしても、WEBの引継ぎは書類くらいです。

新しい担当者が妙にやる気が出ちゃった場合にはさらに要注意です。プロジェクトの根幹から疑問を呈し、修正を考え、金額にすら注文を付けてきます。もうかなり進んでますけど?と言えば、あからさまに嫌がられます。

 

以上、昔を走馬灯のように思い出しながら書きましたが、いくつか思い当たる人がいるのでは?

 

私はこれをブログに書き出すことで、改めて、私は付き合わないと心に決めた次第です。あなたはどうでしょうか。次のブログでは、じゃ、どうすれば付き合わなくて済むの?というところを書く予定です。

 一言コメントいただけるとうれしいです。

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ドラッカーが「結果を出す経営者は時間からスタートする」と言っているように、時間管理は最重要課題と言っていいでしょう。

 

私の時間管理の最大の障害は「突然の電話」です。計画が台無しです。よって、私の会社(ホームページリニューアルセンター)では社外だけじゃなく、社内でも電話を使いません。固定電話・携帯電話ともに。

 

それでも、現状を維持しつつ、さらに新しいお客様を獲得しつつ、セミナー運営をやりつつ。。。それでもすべて電話を使わずに運営しています。

 

電話を受けずにどのように仕事をしているかのか、等、

これまで試行錯誤したことを、ぼつぼつと、ブログに書き出していきます。

 

特に、WEB系の人には、そのままなので参考になる・・・かも。